Vous avez décidé de prendre un prestataire informatique pour votre PME mais vous êtes perdu ? Votre prestaire actuel ne vous satisfait pas et vous souhaitez en changer ? Voici quelques conseils pour vous aider à choisir le bon prestataire informatique. C’est une décision cruciale pour votre entreprise. Un bon prestataire vous garantit le bon fonctionnement de vos outils informatique et la sécurité de vos données.

Évaluez les besoins spécifiques de votre PME

La première étape pour choisir un prestataire informatique adapté à votre PME est de comprendre vos besoins spécifiques. Les petites et moyennes entreprises ont souvent des ressources limitées et des contraintes budgétaires. Il est donc essentiel de prioriser les services critiques dont vous avez besoin.

Faites le point sur votre fonctionnement actuel

Commencez par évaluer votre infrastructure informatique. Quels systèmes utilisez-vous (réseaux, serveurs, logiciels, sécurité) ? Quels sont vos systèmes critiques ? Si vous avez déjà un prestataire, quels sont les points que vous souhaitez changer ? Avez-vous besoin de plus de support utilisateur, d’une meilleure gestion des sauvegardes ou d’une sécurité renforcée ? Rencontrez-vous des problèmes récurrents ? Cette analyse vous permettra de prioriser les domaines dans lesquels vous avez besoin de soutien Vous pourrez ainsi mieux définir le type de services que vous attendez du prestataire.

Identifier les objectifs de croissance

Votre PME est en pleine croissance ? Vérifiez si cela aura un impact sur vos systèmes d’informations. Si c’est le cas, vous devrez le prendre en compte lors du choix de votre partenaire informatique. Le bon prestataire doit pouvoir non seulement répondre à vos besoins actuels, mais aussi accompagner votre croissance à long terme.

Contraintes budgétaires

Pour une PME, le budget est un facteur clé. Avant de commencer votre recherche, définissez un budget réaliste pour les services informatiques. Gardez à l’esprit que prix n’est pas le seul critère de choix. La fiabilité, la réactivité et la qualité du service doivent primer pour éviter des interruptions coûteuses.

Sélectionnez un prestataire adapté à votre PME

Pour une PME, il est crucial de choisir un prestataire qui comprend bien les défis propres aux petites structures et qui est suffisamment flexible pour s’adapter à vos besoins changeants.

Prestataire local spécialisé dans les PME

Un prestataire local offre des avantages en termes de réactivité et de proximité. Il peut être disponible rapidement pour des interventions sur site, ce qui peut être un atout en cas de problème urgent. Si vous êtes en Île-de-France, nous vous conseillons de choisir un prestataire dans la région. De plus, un prestataire qui se spécialise dans les PME comprendra mieux vos contraintes budgétaires et vos besoins de flexibilité.

Support externalisé ou interne

Certaines PME préfèrent externaliser complètement leur gestion informatique, tandis que d’autres optent pour un modèle hybride. Une petite équipe interne collabore alors avec un prestataire externe pour les tâches plus spécialisées ou complexes. Le bon choix dépendra de la taille de votre entreprise, de la complexité de votre infrastructure et de vos compétences internes.

Prestataire généraliste ou spécialiste

Un prestataire généraliste qui offre une large gamme de services (réseaux, sécurité, cloud, maintenance) peut être un bon choix pour une PME qui souhaite externaliser l’ensemble de ses services informatiques. Toutefois, si vous avez un besoin particulier, comme des besoins en cybersécurité très fort, vérifiez que le prestataire choisi est spécialisé dans ces domaines.

Vérifiez la réputation et les références

Vous avez fait une sélection d’un ou plusieurs partenaires informatique potentiel ? Assurez-vous de faire en bon choix pour votre PME en vérifiant la réputation du ou des prestataires choisis.

Demander des références

N’hésitez pas à demander au prestataire de fournir des références de PME avec lesquelles il a travaillé. Contactez ces entreprises pour en savoir plus sur leur expérience : ont-elles été satisfaites du service fourni ? Comment le prestataire a-t-il géré les incidents ou les problèmes techniques ?

Lire les avis et les témoignages

Consultez les avis en ligne et les témoignages de clients pour avoir une idée plus large de la réputation du prestataire. Les avis Google, s’ils sont assez nombreux, vous donneront un premier aperçu de la fiabilité. N’hésitez pas à consulter les avis relayés sur le site du prestataire. Si les entreprises et les personnes cités existent vraiment, vous pouvez éventuellement prendre contact avec eux pour avoir leur retour ! S’ils n’existent pas, méfiance…

Examiner les certifications

Vérifiez si le prestataire dispose de certifications pertinentes, comme Microsoft Partner ou Expert Cyber pour la sécurité. Ces certifications montrent que le prestataire suit des normes reconnues. Il dispose des compétences nécessaires pour gérer vos besoins informatiques avec professionnalisme.

Évaluez les compétences techniques et l’adéquation technologique

Si vous travaillez sur PC, vous allez naturellement éliminer un prestataire spécialisé Apple ! Alors faites-en de même pour l’ensemble de vos besoins. Sélectionnez un prestataire informatique qui dispose des compétences techniques pour les couvrir.

Technologies utilisées

Assurez-vous que le prestataire maîtrise les outils et les technologies que vous utilisez déjà comme Office 365 ou des logiciels spécifiques. Vérifiez qu’il maîtrise la partie « matériel » si vous en avez besoin.

Compétences techniques adaptées aux PME

Les PME ont souvent besoin de solutions simples, efficaces et abordables. Un bon prestataire saura proposer des solutions adaptées à votre taille et à votre budget. Il saura vous conseiller sur les technologies les meilleures par rapport à votre domaine d’activité ou vos besoins spécifiques.

Sécurité et protection des données

La cybersécurité est un aspect crucial. Assurez-vous que le prestataire a une solide expertise dans ce domaine et qu’il propose des solutions de protection adaptées (antivirus, pare-feu, systèmes de sauvegarde et de récupération des données). N’hésitez pas à vérifier les certifications et labels en lien avec la cybersécurité. Les petites entreprises, plus vulnérables, sont souvent en première ligne des cyberattaques. La protection des systèmes d’information doit être une priorité !

Des partenaires triés sur le volet

Si vos besoins sont très larges, le prestataire peut s’appuyer sur des partenaires de confiance pour répondre à toutes vos problématiques. C’est un gage de transparence

Privilégiez un partenaire flexible

Les besoins des PME évoluent rapidement, et il est essentiel de choisir un prestataire qui peut s’adapter à ces changements. La flexibilité et l’évolutivité des services sont des critères à prendre en considération.

Contrats flexibles

Si le rôle des contrats est de bien encadrer votre relation, ils ne doivent pas être un frein à votre croissance ou à vos changements. Optez pour un prestataire qui propose des contrats flexibles. Assurez-vous qu’il est capable d’ajuster les services en fonction de l’évolution de votre entreprise. Par exemple, si vous passez d’un modèle sur site à une infrastructure cloud, le prestataire doit être en mesure de suivre cette transition sans complications avec des coûts adaptés.

Adaptabilité aux nouvelles technologies

Le paysage technologique évolue constamment. Choisissez un prestataire qui anticipe et s’adapte aux nouvelles tendances. Si le prestataire existe depuis longtemps et vous propose les dernières technologies, c’est un bon indice sur sa faculté à rester en pointe dans son domaine.  

Un prix juste pour des services adaptés à votre PME

Pour une PME, le rapport qualité-prix est un facteur décisif. Il est essentiel de bien comprendre ce que vous payez et de s’assurer que le prestataire offre un service de qualité à un prix juste.

Coûts maîtrisés

Demandez un devis détaillé et assurez-vous de comprendre les différents éléments inclus dans le coût (maintenance, support, interventions d’urgence, etc.). N’hésitez pas à poser des questions ou à prendre rendez-vous pour échanger directement avec le prestataire.

Niveaux de service et garanties

Assurez-vous que le prestataire propose des niveaux de service clairs (SLA) garantissant des temps de réponse adaptés à votre fonctionnement en cas de problème. Vérifiez aussi les clauses relatives à la sécurité des données et à la conformité avec les réglementations, comme le RGPD.

N’oubliez pas la relation humaine !

Quand vous choisissez un prestataire, vous choisissez une équipe, des humains qui vont devenir vos partenaires au quotidien. Dernier conseil avant de signer tous les contrats : rencontrez le prestataire et son équipe. Le courant doit passer pour que la collaboration fonctionne !