Vous dirigez une petite entreprise et vous hésitez à déléguer la gestion informatique à un prestataire informatique ? Que vous soyez artisan, commerçant, ou gestionnaire d’une petite entreprise, nous allons explorer les critères à prendre en compte pour prendre cette décision stratégique.

Les besoins informatiques d’une petite entreprise

Avant de savoir si vous devez recourir à un prestataire informatique, il est essentiel de définir les besoins spécifiques de votre entreprise. Une petite entreprise n’a généralement pas les mêmes besoins informatiques qu’une moyenne ou une grande entreprise, mais cela ne signifie pas que ces besoins sont négligeables.

• Infrastructure de base : ordinateurs, serveurs, logiciels etc.
• Sécurité informatique : protection contre les virus, les cyberattaques, les pertes de données.
• Maintenance : résolution des pannes, mises à jour des systèmes, assistance aux utilisateurs.
• Sauvegarde et récupération de données : mise en place d’un plan de sauvegarde adapté, garantie de la récupération en cas de panne.
• Mise en conformité : respect des normes légales comme le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Une mauvaise gestion de ces aspects peut entraîner des conséquences importantes sur la productivité et la sécurité de l’entreprise.

Les avantages d’un prestataire informatique

Choisir un prestataire informatique pour votre petite entreprise peut offrir de nombreux avantages, tant en termes de coûts que de services.

Expertise spécialisée du partenaire

Les prestataires informatiques disposent d’une expertise avancée. Ils connaissent les dernières technologies et les pratiques indispensables en matière de sécurité informatique. Un prestataire spécialisé dans les petites entreprises vous proposera la formule la plus adaptée à votre entreprise.

Gain de temps pour les équipes de votre entreprise

Externaliser la gestion informatique permet à l’entrepreneur et à ses équipes de se concentrer sur leur cœur de métier. La gestion informatique peut être chronophage, surtout pour une personne non formée. Faire appel à un prestataire permet donc d’économiser du temps et d’éviter des pertes de productivité.

Réduction des coûts

Un prestataire informatique vous coûtera bien moins cher qu’un employé à temps plein lorsque la taille de votre parc informatique reste modérée. Et si vous ou l’un de vos employés s’occupe de l’informatique en « extra », la perte de temps et la baisse de productivité vous reviendrons certainement
plus cher qu’un prestataire bien dimensionné ! En effet, les prestataires proposent généralement des forfaits adaptés aux petites entreprises, ce qui permet de n’utiliser leurs services qu’en cas de besoin. Cela évite les charges salariales et les coûts liés à la formation continue.

Flexibilité du prestataire informatique

Un prestataire informatique offre souvent une grande flexibilité. En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour des services ponctuels (réparation, installation d’un nouveau logiciel) ou un contrat de maintenance régulier. Cette adaptabilité est précieuse pour les petites entreprises dont les besoins peuvent fluctuer rapidement. Lorsque vous choisissez un partenaire, vérifiez qu’il pourra accompagner votre croissance.

Sécurité accrue pour votre petite entreprise

La sécurité informatique est l’un des plus grands enjeux des entreprises. Les prestataires informatiques sont souvent mieux équipés pour protéger votre infrastructure contre les cyberattaques, les logiciels malveillants ou les vols de données. De plus, ils mettent en place des systèmes de sauvegarde et de récupération de données robustes. Cela qui réduit les risques de pertes catastrophiques.

Les risques à réduire lors de l’externalisation informatique

Si les avantages sont nombreux, il est également essentiel de considérer les risques liés à l’externalisation de la gestion informatique. En maîtrisant vos risques, vous pouvez sélectionner le prestataire qui vous correspond.

Moins de contrôle direct

L’externalisation signifie que vous déléguez une partie de votre gestion quotidienne à une entité externe. Cela peut parfois engendrer une perte de contrôle sur certains aspects de l’informatique. Par exemple, la gestion des incidents urgents peut dépendre de la disponibilité du prestataire. Il est donc essentiel de s’assurer de la réactivité de votre partenaire.

Coûts imprévus

Il est important de bien lire les contrats pour éviter les mauvaises surprises ! Assurez-vous que votre prestataire prend en charge vos besoins vitaux sans surcoût. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de clients du prestataire.

Facteur humain

Si vous êtes une petite entreprise, nous vous conseillons de choisir un prestataire à taille humaine. Vos interlocuteurs seront toujours les mêmes et ils connaîtront bien vos problématiques. C’est aussi souvent un gage de réactivité et de meilleur service !

Critères pour choisir un prestataire informatique

Si vous décidez de faire appel à un prestataire informatique, voici quelques critères à considérer pour faire le bon choix :

• Expérience et références : Assurez-vous que le prestataire a de l’expérience avec des petites entreprises similaires à la vôtre.
• Proximité géographique : Si vous avez besoin d’une intervention sur site, un prestataire proche sera plus réactif. Nous vous conseillons de prendre un prestataire régional qui peut intervenir dans la journée en cas d’extrême urgence.
• Offres adaptées : Choisissez un prestataire proposant des forfaits ou des contrats de maintenance adaptés à vos besoins spécifiques. Privilégiez un prestataire qui a l’habitude des entreprises comme la vôtre.
• Disponibilité et réactivité : Le prestataire doit pouvoir intervenir rapidement en cas de problème. La réactivité est le critère numéro 1 : personne n’est à l’abri d’un problème informatique !
• Sécurité et confidentialité : Assurez-vous que le prestataire respecte les normes en vigueur, notamment en matière de protection des données. Il doit également placer la sécurité au cœur de ses prestations.

À partir de combien de postes doit-on déléguer sa gestion informatique ?

La gestion informatique d’une petite entreprise est un défi qui peut rapidement devenir complexe. Le nombre d’ordinateurs peut être un critère pour déterminer si vous avez besoin d’être accompagné.

• 1 à 9 postes : Si vos besoins sont légers et que vous avez des connaissances suffisantes, vous pouvez gérer l’informatique en interne. Attention si vos besoins en sécurité sont cruciaux, songez à vous faire accompagner sur ce point.
• 10 à 100 postes informatiques : Nous vous conseillons de prendre un prestataire externe. Vos besoins vont nécessiter des compétences spécifiques (serveur, réseau, sauvegarde). Un prestataire pourra vous proposer des offres dégressives en fonction du nombre de poste. Cela vous évite d’aller négocier vous-même pour chaque logiciel, chaque ordinateur, chaque solution. Et vous pouvez prévoir un contrat de maintenance et dépannage pour votre tranquillité au quotidien. Ne reste qu’à sélectionner votre partenaire !
• Au-delà de 100 postes : Il est préférable d’avoir une personne en interne pour piloter l’informatique. Il pourra décider ce qu’il est préférable de déléguer et ce qu’il va gérer directement.

Conclusion : choisissez bien votre prestataire informatique !

Faire appel à un prestataire informatique offre de nombreux avantages, notamment en termes de sécurité, de gain de temps et de réduction des coûts. Cependant, il est essentiel de bien évaluer vos besoins et d’analyser les offres disponibles avant de faire votre choix. La clé est de veiller à ce que votre infrastructure informatique soit solide, sécurisée et capable de soutenir votre croissance à long terme. N’hésitez pas à rencontrer votre futur prestataire pour voir si le courant passe !